知らないうちにマナー違反してない? 携帯電話&スマホのビジネスマナー【まとめ】

知らないうちにマナー違反してない? 携帯電話&スマホのビジネスマナー【まとめ】

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仕事で携帯電話やスマホを使うとき、ビジネスならではのマナーがあります。知らずに振舞っていると、何気ない行動で「礼儀がなってない人」と思われてしまうことも……。では、どんなことに気をつければいいのでしょうか? オールアバウト「ビジネスマナー」ガイドの美月あきこさんに聞きました。

(1)名刺に書いてあれば、携帯電話もオフィシャル

近頃は、会社が携帯電話やスマホを貸与するケースが増えてきました。名刺交換をしたときに、固定電話とともに携帯番号が記されていれば、その番号はオフィシャルです。ただし、マナーの基本は、会社の固定電話同士です。まずは固定電話に連絡し、不在の場合のみ、携帯に連絡します。その際、先方にはこれから携帯に電話することも伝えましょう。さらに「お戻りになったら、〇〇の件で〇〇より電話があったとお伝えください」と伝言しておくとベター。携帯がつながっても、つながらなくても用件が伝わるようにすると、その後のやりとりがスムーズに。

(2)勤務時間外の連絡は慎重に

連絡先として携帯電話を指定されても、深夜や朝の連絡は控えましょう。夜11時を過ぎていたら、よっぽどの緊急事態でもない限り、翌日の連絡に。朝は、職場の始業時間を目安としましょう。電話連絡の代わりにメールを送る場合も、深夜早朝は控えたほうが無難です。職場のメールをプライベートな携帯へ転送していることもあり、着信で就寝の邪魔をしてしまうおそれがあります。

(3)打ち合わせ中は電源をオフ

打ち合わせや会議中は、携帯電話の電源を切るのがマナーです。マナーモードで着信音は抑えられても、バイブの振動は意外と響くもの。場の雰囲気を壊してしまわないよう配慮が必要です。緊急の電話が入る可能性があるなど、電源を切るのが難しいときは、相手にその旨を伝え、許可を得ましょう。

(4)外出先で受けるときは、電波状況や騒音に注意

外出中に取引先などから携帯電話に連絡があったときは、「〇〇商事の〇〇です」などと、社名も名乗りましょう。電波が不安定だったり、周りが騒がしく聞き取り難い場合は、一度電話を切ることも必要です。そのときは、「申し訳ございません。ただいま移動中ですので」と、丁寧にお断りしたうえで、「○分後におかけ直ししてもよろしいですか?」と、かけ直す際のおおよその時間も言い添えましょう。

(5)外出先では、話す内容に気をつけて

外出先で携帯から相手に連絡する際は、「携帯電話から失礼します」と一言断りを入れましょう。もちろん電波の状況や騒音の心配がない場所が基本です。また、まわりの人にも気をつけて。そのつもりはなくても、聞こえてしまうものです。やむを得ず人が多い場所で話すときは、情報漏えいにならぬよう、社名を伏せるなどの工夫が必要です。

(6)携帯番号を無断で教えない

社内の電話を受けたとき、外出中の担当者の携帯番号を聞かれることがあります。たとえ名刺に記してあっても、相手が名刺を受取っているかわからない状況で本人の断りなしに教えることはマナー違反です。「担当者から折り返しご連絡いたします」などと伝え、相手の連絡先をたずねてから一度電話を切りましょう。すみやかに担当者に連絡し、折り返し連絡してもらいましょう。

(7)仕事中の私用電話は厳禁

会社が勤務時間と定めている間は、プライベートの携帯電話やスマホは「使用しない」のが基本です。勤務時間は、いわば「会社に労働を提供すると約束した時間」。社会人のモラルと心得て、個人的な連絡は、休憩時間や就業後にしましょう。

どこからでもかけたり受けたりできるのが、携帯電話やスマホの魅力です。場所が固定されていない分、相手や自分の状況を考えたうえでの使用が必要と言えそうです。

(齋藤純子+ガーラボ)

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