ママ友付き合いにも役立つ! マスターしたいビジネスメールのマナーとコツ

ママ友付き合いにも役立つ! マスターしたいビジネスメールのマナーとコツ

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メールといえば、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツール。近年はLINEを使用する人も増えていますが、それでも、ビジネスメールの基本とマナーは、社会人としての必須スキルのひとつです。

パソコンを操作するママと、となりで寝そべる赤ちゃん

(c) Konstantin Yuganov - Fotolia.com



これはビジネスシーンだけに限ったことではありません。ママ友と約束を交わすとき、子どもの行事についての打ち合わせをするときなど、ママの日常生活でも、ビジネスメールのマナーが大いに役立つシーンはたくさんあります。

今回はそんな、プライベートでも役立つビジネスメールのマナーとコツを紹介します。

■「件名」を上手に使う
ビジネスメールでは、件名は省略せず、きちんと記入するのが正しいマナーとされています。これは、相手がメールを受け取ったときに、そのメールがどんな内容のものなのか、ひと目で判断できるようにするため。

たとえば、たくさん来ているメールの中から必要なものを探して先に読みたいとき、すぐに「これだ!」とわかる件名になっていると助かりますね。

プライベートのメールでは件名をあまり使用しない人も多いようですが、大事な連絡や、かならず返信してほしい場合、頼みごとなどの内容なら、件名にその旨を明記しておくと親切です。

たとえば、ママ友の集まりを企画していて、その詳細を連絡するような場合には、後日そのメールを見ながら会場に来る人もいるでしょう。そんなときに、件名ですぐに必要なメールが探せると、とても便利です。

さらに、【ご確認ください】、【ご報告】、【返信をお待ちしています】、【12日ママ友会の詳細】のように、【】を使って強調すると、よりわかりやすくなります。



■文章は短く、簡潔に
メールは、携帯やスマホで確認することが多いため、短く、簡潔に書くよう意識しましょう。文字がぎっしり詰まっていると読みづらいので、適宜改行を入れつつ、相手の読みやすさを考えて、文字数が多くならないよう配慮することが大切です。

メールの要旨は、本文の最初に書くのがビジネスメールの基本。先にダラダラと詳細や理由などを書いてしまうと、メールの受け手はどこが大事な部分か判断しづらくなります。そのため、ビジネスメールでは要旨(または結論)→詳細(または理由)が基本です。

友だち同士のメールなら、「元気?」「最近、こんなことがあったよ」と近況報告からスタートするのも良いでしょう。ただし、日時・場所の連絡や、大切な報告など、絶対に確認してもらいたい内容があれば、やはりビジネスメールと同じように、できるだけ本文の最初の方に持ってきた方が親切です。

■内容が長くなるときは箇条書き
たとえば、【明日の持ち物】の連絡をするときに、「水筒とお弁当、ビニールシート、タオル、虫よけ、帽子…」と、横並びに物が並んでいると、確認しづらくなってしまいます。内容が長くなる、項目が複数あるといった場合には、改行して箇条書きにしましょう。

ビジネスメールのマナーなんて、プライベートでは関係ない! と思うかもしれません。しかし、マナーの根底にあるものは「相手に対する思いやり」。

友だち同士のやりとりにも、通じるところはたくさんあるはず。「相手に気持ちよく読んでもらいたい」と思う気持ちを、「メールのマナー」という形で示したいですね。
 
 
(森川ほしの)
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